עסקים מוצאים כיום עוד ועוד דרכי התייעלות ושדרוג של התהליכים העסקיים השונים שלהם. זה יכול להיות תוכנות לניהול מלאי שונות או מערכת CRM – תוכנה לניהול לקוחות וקשרי לקוחות. המאפיין של כל אחד מהיישומים הללו, הוא שהוא מכניס את כל הטוב של העולם הדיגיטלי והאינטרנטי למשימה שעד כה התבצעה בצורה ידנית. במאמר הזה נבחן עוד יישום כזה שיכול להעניק לעסק יעילות, שקיפות ויכולת ניהול משופרת. הפעם מדובר על מערכת שקשורה לתחום של ניהול עובדים. נציג את המערכת ונסביר מדוע היא אהובה כל כך על עסקים שכבר משתמשים בה. שנתחיל?
הדרך הנכונה לניהול עובדים
עסקים שכבר עברו לניהול עובדים בעזרת שעון נוכחות הממוקם ברשת האינטרנט, מעידים על סיפוק רב מהמהלך. בעלי עסקים רבים אפילו אינם מודעים ליתרונות העצומים במעבר כזה, ולמעשה, יש לא מעט כאלה. בואו נראה כיצד ניתן להפוך את כל תהליך רישום שעות העבודה וניהולן ליותר חכם, אפקטיבי ויעיל בעבור העסק.
אז מהם היתרונות של שעון הנוכחות האינטרנטי?
דיווח נוכחות חכם
כאשר משתמשים ביישום אינטרנטי לדיווח נוכחות, נפתחות אפשרויות חדשות לגבי אופן הדיווח עצמו. מעתה ניתן לדווח על כניסה לעבודה או יציאה ממנה במגוון דרכים. ניתן לדווח מהטלפון הנייד, על ידי חיישני קירבה, דיווח באמצעות מערכות זיהוי פנים או דיווח בדרך הקונבנציונאלית של התחברות ממסוף. הגמישות בדיווח מאפשרת כניסה ויציאה לעבודה או ממשמרת כאשר מצד אחד אין צורך לעבור במשרד ומהצד השני הדיווח לא מסתמך על רישום ידני והקלדה שלו בדיעבד.
זמן אמת
דיווח שעות אינטרנטי מאפשר צפייה בנתוני הכניסה והיציאה בכל רגע שרק רוצים (כמובן שרק בעלי ההרשאה יכולים לצפות בנתונים). זה מאפשר למנהלים לראות את נוכחות הצוות בכל רגע נתון ולהתמודד עם חיסורים בזמן אמת. זהו יתרון גדול במיוחד לעסקים המתנהלים על גבי כמה סניפים או שהפעילות שלהם מתבצעת במקומות שונים. עסקים כאלו יכולים להיות למשל כאלו המפעילים טכנאים או דיילי תצוגה למשל.
הפקת משכורות יעילה
מערכת דיווח שעות אינטרנטית מאפשרת התממשקות מלאה עם מערכת שכר המפיקה את תלושי המשכורת. ההתממשקות הישירה חוסכת זמן ומונעת טעויות רישום. טעויות כאלו הן בעיה גדולה ביותר שגורמות לא אחת למרמור וחשדנות ביחסי העבודה. ביטול אותן טעויות לחלוטין הוא לבדו יתרון שמביא עסקים רבים להשתמש בשעון נוכחות אינטרנטי.
הפקה של דוחות
מערכת נוכחות אינטרנטית מאפשרת הפקה של דוחות מורכבים. דוחות כאלו מאפשרים ביצוע חיתוכים שונים של הנתונים. ניתן למשל לנתח שעות נוספות לעובד או לבדוק חיסורים במחלקות או תקופות שונות. היכולת לקבל ולעבד נתונים עשירים היא תמיד יתרון ניהולי.
ניהול פרויקטים
המערכת מאפשרת שיוך עובדים לפרויקטים שונים וקבלת מידע לפי פרויקט. כל זה מאפשר תמחור מדויק של העלויות ללקוח שנעשה לפי שעות העבודה המדווחות ולא על פי הערכה. עוד יתרון הוא היכולת לנתח החזר השקעה באופן מדויק יותר וכמובן היכולת להפיק לקחים ולשפר לפרויקט הבא.
אבטחה ואמינות מידע
המערכת מאפשרת הגדרות אבטחה שונות שמבטיחות שהנתונים שהתקבלו הם אמינים ודיסקרטיים. הכניסה לכל עובד יכולה להיות מוגדרת לפי אמצעים ביומטריים שונים או לפי שם וסיסמה אישיים. ניתן להגדיר כניסה למערכת לפי כתובות IP ספציפיות שמבטיחות שלא יעשה שימוש לרעה במערכת, למשל כניסה או יציאה ממחשב במיקום זר.
לסיכום, מערכות שעון נוכחות אינטרנטיות מציעות יתרונות עצומים על פני השיטות הרגילות של רישום ועיבוד נוכחות. יתרונות במהימנות הדיווח, בעיבוד הנתונים וביכולת להציג מידע עשיר, עושים את המערכות הללו לתוספת שתייעל כל עסק. עלויות המערכת נמוכות ביותר ביחס לתועלות וליכולת שלהן לחסוך כסף רב הן על ידי חיסכון בזמן והן על ידי צמצום טעויות.
